La mejora continua es uno de los pilares fundamentales en la gestión de calidad, especialmente dentro del marco establecido por la ISO 9001:2015. Este concepto promueve la optimización constante de procesos, productos y servicios, permitiendo a las organizaciones mantenerse competitivas en un mercado cambiante y satisfacer de manera efectiva las necesidades de sus clientes.

En este artículo, exploraremos en detalle qué es la mejora continua, cómo se aplica en un sistema de gestión de calidad (SGC) y los beneficios que aporta a las organizaciones que la implementan.

Mejora continua

La mejora continua se define como el enfoque sistemático y proactivo para identificar y aprovechar oportunidades que permitan incrementar la eficiencia, la eficacia y la calidad en una organización. Este concepto es una pieza clave dentro de la filosofía de la ISO 9001, que enfatiza la importancia de evolucionar continuamente para cumplir con los requisitos de los clientes y superar sus expectativas.

Principios de la mejora continua:

• Identificación de áreas de mejora: Evaluar los procesos y resultados para encontrar oportunidades.
• Acción constante: Implementar cambios para optimizar las operaciones.
• Medición y análisis: Usar datos objetivos para evaluar el impacto de las acciones emprendidas.
• Cultura organizacional: Fomentar un entorno en el que todos los empleados contribuyan a la mejora.

Mejora continua y la ISO 9001

La ISO 9001:2015 establece la mejora continua como un requisito esencial para un sistema de gestión de calidad. Este estándar internacional obliga a las organizaciones a:

• Monitorear y medir constantemente el desempeño de los procesos.
• Establecer objetivos claros y alcanzables.
• Implementar planes de acción para abordar problemas y aprovechar oportunidades.

Ciclo PHVA: La base de la mejora continua

El ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) es una herramienta clave para estructurar la mejora continua. Este enfoque asegura que cada acción emprendida sea planificada, ejecutada, evaluada y ajustada según sea necesario.

• Planificar: Definir los objetivos y los procesos necesarios para alcanzarlos.
• Hacer: Implementar los procesos y registrar los resultados.
• Verificar: Analizar los resultados obtenidos frente a los objetivos establecidos.
• Actuar: Tomar medidas correctivas y preventivas para cerrar brechas y mejorar continuamente.

¿Cómo aplicar la mejora continua en un SGC?

1. Definir metas claras

La mejora continua debe comenzar con objetivos específicos y medibles que estén alineados con la estrategia organizacional. Por ejemplo:

• Reducir el porcentaje de productos defectuosos en un 5% en un año.
• Mejorar los tiempos de respuesta al cliente en un 10%.

2. Monitorear y medir el desempeño

Implementar indicadores clave de desempeño (KPI) para evaluar cómo los procesos cumplen con los objetivos establecidos. Algunos ejemplos incluyen:

• Tasa de defectos.
• Índice de satisfacción del cliente.
• Tiempo de ciclo de producción.

3. Identificar no conformidades

Realizar auditorías internas y análisis de procesos para detectar áreas problemáticas. Una no conformidad puede ser una desviación respecto a los estándares de calidad establecidos o cualquier evento que afecte negativamente el desempeño.

4. Implementar acciones correctivas y preventivas

Una vez identificadas las áreas de mejora, se deben ejecutar acciones correctivas para abordar problemas actuales y acciones preventivas para evitar que se repitan en el futuro.

5. Capacitar al personal

El éxito de la mejora continua depende de un equipo capacitado y comprometido. Las organizaciones deben fomentar una cultura de calidad en la que todos los empleados contribuyan a la optimización de los procesos.

La ISO 9001:2015 establece la mejora continua como un requisito esencial para un sistema de gestión de calidad.
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Beneficios de la mejora continua en el SGC

Implementar la mejora continua dentro de un sistema de gestión de calidad ofrece múltiples beneficios, tanto operativos como estratégicos. Algunos de los principales son:

• Mayor eficiencia operativa: La mejora continua elimina ineficiencias y optimiza los recursos disponibles, reduciendo costos y tiempos de producción.
• Incremento en la satisfacción del cliente: Al ofrecer productos y servicios de mayor calidad, las organizaciones pueden superar las expectativas de sus clientes, aumentando su lealtad.
• Cumplimiento normativo garantizado: La mejora continua permite a las organizaciones mantenerse en conformidad con las normativas aplicables, incluidas las establecidas por la ISO 9001.
• Fomento de la innovación: A través de la evaluación constante de procesos, se impulsa el desarrollo de nuevas ideas y enfoques innovadores.
• Mayor competitividad: Las empresas que se comprometen son más ágiles y resilientes, lo que les permite adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y mantener una ventaja competitiva.

En el contexto actual, las organizaciones pueden maximizar los beneficios mediante soluciones tecnológicas que simplifiquen la gestión de procesos y el análisis de datos.

Ejemplos de mejora continua en la práctica

• Industria manufacturera: Implementar líneas de producción ajustadas para minimizar el desperdicio y reducir los tiempos de inactividad.
• Sector servicios: Mejorar los procesos de atención al cliente mediante herramientas tecnológicas como chatbots o sistemas CRM.
• Educación: Revisar y actualizar regularmente los planes de estudio para adaptarse a las necesidades cambiantes del mercado laboral.

Desafíos en la implementación

Aunque los beneficios son significativos, implementarla puede presentar ciertos retos, como:

• Resistencia al cambio: Los empleados pueden ser reacios a modificar sus formas de trabajo habituales.
• Falta de recursos: La mejora continua requiere tiempo, personal y recursos financieros.
• Deficiencia en la medición: Si los indicadores no están bien definidos, será difícil evaluar el progreso.

Para superar estos desafíos, es crucial contar con el apoyo de la alta dirección y utilizar herramientas tecnológicas que faciliten el monitoreo y análisis de los procesos.

Software ISO 9001 de ISOTools para la mejora continua

El Software ISO 9001 de ISOTools es una herramienta diseñada específicamente para apoyar a las organizaciones en la implementación y seguimiento de la mejora continua. Entre sus principales características se encuentran:

• Automatización de procesos relacionados con la calidad.
• Gestión de indicadores y resultados en tiempo real.
• Facilidades para realizar auditorías internas.
• Monitoreo continuo de no conformidades y acciones correctivas.

Gracias al Software ISO 9001 de ISOTools, las empresas pueden gestionar de manera eficiente su sistema de calidad y garantizar el cumplimiento de los requisitos de la ISO 9001.

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Conciencia en calidad

La conciencia en calidad es el reconocimiento y la comprensión, por parte de todos los miembros de una organización, de la importancia de mantener altos estándares de calidad en todos los aspectos de las operaciones. No se trata solo de cumplir con normas y regulaciones, sino de adoptar una mentalidad de mejora continua y compromiso con la excelencia. Esta conciencia implica que cada empleado, desde la alta dirección hasta el personal de línea, entienda su rol en la producción de productos y servicios de alta calidad y se sienta responsable de ello.

En el mundo empresarial contemporáneo, la calidad es un factor esencial que determina el éxito y la sostenibilidad de las organizaciones. La conciencia en calidad, entendida como la comprensión y la internalización de la importancia de la calidad en todos los niveles de una empresa, se convierte en un pilar fundamental para lograr la excelencia operativa y la satisfacción del cliente. Sin embargo, esta conciencia a menudo se enfrenta a la resistencia al cambio, un desafío que debe ser abordado con estrategias efectivas y herramientas adecuadas.

¿Cómo fomentarla en los entornos laborales?

Fomentar la conciencia en calidad requiere un enfoque integral que abarque varios aspectos clave:

1. Educación y formación continua: Es esencial proporcionar a los empleados la formación necesaria sobre los estándares de calidad, las mejores prácticas y las herramientas disponibles para mantener la calidad. Esto puede incluir talleres, cursos en línea, seminarios y programas de certificación.
2. Liderazgo comprometido: La dirección de la empresa debe liderar con el ejemplo, demostrando su compromiso con la calidad en cada decisión y acción. Un liderazgo visible y comprometido puede inspirar a los empleados a adoptar los mismos valores y prácticas.
3. Comunicación efectiva: La comunicación clara y constante sobre la importancia de la calidad y los objetivos de la empresa en este ámbito es fundamental. Esto incluye compartir logros, reconocer esfuerzos y proporcionar retroalimentación constructiva.
4. Cultura de mejora continua: Fomentar una cultura donde la mejora continua sea valorada y promovida puede ayudar a consolidar la conciencia en calidad. Esto implica establecer procesos para identificar y corregir errores, así como para implementar mejoras de manera sistemática.
5. Reconocimiento y recompensas: Reconocer y recompensar a los empleados por sus esfuerzos y logros en la mejora de la calidad puede incentivar una mayor participación y compromiso.

Importancia de la conciencia en calidad

La importancia de la conciencia en calidad no puede subestimarse, ya que tiene un impacto directo en varios aspectos críticos de una organización:

1. Satisfacción del cliente: Los clientes esperan productos y servicios de alta calidad. La conciencia en calidad asegura que la empresa cumpla con estas expectativas, lo que se traduce en clientes satisfechos y leales.
2. Reputación de la marca: La calidad es un factor clave en la construcción de una reputación positiva. Las empresas reconocidas por su alta calidad pueden diferenciarse de la competencia y atraer a más clientes.
3. Eficiencia operativa: La implementación de prácticas de calidad puede conducir a una mayor eficiencia operativa, reduciendo errores, desperdicios y costos.
4. Cumplimiento normativo: Mantener altos estándares de calidad ayuda a asegurar el cumplimiento de las regulaciones y normas de la industria, evitando sanciones y problemas legales.
5. Innovación y crecimiento: Una cultura de calidad y mejora continua fomenta la innovación, permitiendo a la empresa adaptarse y crecer en un mercado en constante cambio.

Software ISOTools para introducir una conciencia en calidad

La tecnología juega un papel crucial en la implementación y mantenimiento de la conciencia en calidad. ISOTools es un software diseñado para facilitar la gestión de la calidad y ayudar a las organizaciones a cumplir con los estándares internacionales, como el de su Software en ISO 9001.

1. Integración y automatización: ISOTools permite la integración de todos los procesos de calidad en una única plataforma, lo que facilita su gestión y monitoreo. La automatización de tareas rutinarias libera tiempo para que los empleados se concentren en actividades de mayor valor.
2. Monitoreo y medición: El software proporciona herramientas para el seguimiento y la medición de indicadores clave de rendimiento (KPI) relacionados con la calidad. Esto permite a las empresas identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas.
3. Gestión documental: ISO Tools simplifica la gestión de documentos, asegurando que todos los empleados tengan acceso a la información más actualizada y relevante sobre políticas, procedimientos y estándares de calidad.
4. Auditorías y no conformidades: El software facilita la realización de auditorías internas y externas, así como la gestión de no conformidades. Esto ayuda a las organizaciones a identificar y corregir problemas de manera proactiva.
5. Formación y competencias: ISO-Tools incluye módulos para la gestión de la formación y las competencias del personal, asegurando que los empleados estén capacitados y alineados con los objetivos de calidad de la empresa.

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Mejora continua de la calidad en el ámbito de la salud

En el cambiante panorama de la atención médica, la mejora continua de la calidad se ha convertido en un pilar fundamental para las instituciones de salud. Proporcionar atención de calidad no es solo un objetivo, sino una obligación ética y profesional. Sin embargo, este compromiso con la calidad no puede ser estático; debe evolucionar con las necesidades cambiantes de los pacientes y los avances tecnológicos. En este contexto, un enfoque en la gestión de riesgos se ha vuelto esencial para garantizar que las instituciones de salud no solo mantengan, sino que mejoren constantemente la calidad de sus servicios.

La importancia de la Gestión de Riesgos en la atención médica

La gestión de riesgos en el ámbito de la salud implica la identificación, evaluación y mitigación de posibles amenazas que podrían afectar la calidad del cuidado y la seguridad del paciente. Estas amenazas pueden variar desde errores médicos hasta problemas operativos y de infraestructura. Al adoptar un enfoque proactivo hacia la gestión de riesgos, las instituciones de salud pueden anticipar posibles problemas y tomar medidas para prevenirlos, lo que a su vez mejora la calidad de la atención.

La implementación de sistemas de gestión de calidad, como la norma ISO 9001, proporciona un marco estructurado para las instituciones de salud que buscan mejorar continuamente sus servicios. Estos sistemas no solo ayudan a establecer procesos eficientes, sino que también promueven una cultura de mejora constante. Al integrar la gestión de riesgos en estos sistemas, las instituciones de salud pueden identificar áreas de vulnerabilidad y tomar medidas preventivas para evitar problemas antes de que ocurran.

Identificación y Evaluación de Riesgos

El proceso de mejora continua comienza con la identificación y evaluación de riesgos. Esta etapa implica un análisis exhaustivo de todas las áreas operativas y clínicas para identificar posibles amenazas. Los equipos multidisciplinarios, incluyendo médicos, enfermeros, administradores y expertos en gestión de riesgos, colaboran para analizar datos, revisar procesos y evaluar la efectividad de los protocolos existentes. Esta evaluación minuciosa permite a las instituciones de salud priorizar las áreas que necesitan atención inmediata y desarrollar estrategias específicas para abordar los riesgos identificados.

Los datos como factor clave en la mejora continua de la calidad

La recopilación y análisis de datos son herramientas esenciales en el enfoque de mejora continua de la calidad. Los datos de pacientes, incidentes y resultados de tratamientos proporcionan información valiosa que puede utilizarse para identificar patrones y tendencias. Este análisis detallado ayuda a los profesionales de la salud a tomar decisiones informadas, diseñar intervenciones específicas y medir la efectividad de las mejoras implementadas. La utilización inteligente de los datos asegura que las decisiones se basen en evidencia, lo que conduce a una atención más segura y de alta calidad para los pacientes.

La mejora continua de la calidad en las instituciones de salud, con un enfoque en la gestión de riesgos, no es solo una práctica recomendada, sino una necesidad imperante en el campo de la atención médica moderna. Al adoptar estrategias proactivas para identificar, evaluar y mitigar los riesgos, las instituciones de salud no solo protegen a sus pacientes y personal, sino que también aseguran un estándar de atención que está en constante evolución para satisfacer las demandas de un mundo en cambio. Al final del día, este enfoque no solo mejora la calidad de la atención médica, sino que también salva vidas y mejora el bienestar de las comunidades en todo el mundo.

Software ISOTools para facilitar la mejora continua de la calidad

ISOTools Excellence Software se fundamenta en el ciclo de mejora continua, lo que facilita el progreso de las organizaciones hacia la excelencia. Esta plataforma apoya a las organizaciones en su búsqueda del máximo rendimiento mediante la gestión y compartición del conocimiento en el contexto de una cultura de aprendizaje, innovación y mejora constante. Sin importar el método específico que se emplee, ISOTools se convierte en una herramienta esencial para lograr la mejora continua en cualquier tipo de organización.

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Ciclo PDCA

El éxito sostenido de una organización, es directamente proporcional a la capacidad de la misma de mejorar continuamente. suena simple, pero, ¿Que implica mejorar continuamente?, en síntesis, es lograr la mejora sistemática del desempeño de la planificación, implementación, análisis, evaluación y mejora de un sistema de gestión, traduciendo dicho proceso, en resultados cada vez más eficaces y eficientes, sin olvidar la calidad y la oportunidad. A lo largo del siguiente post analizaremos el origen y evolución del Ciclo PDCA, para conocer finalmente cuales son las 7 enfermedades mortales para la gerencia ¡No os lo perdáis!

La mejora, así como la calidad, han evolucionado en el tiempo desde la revolución industrial a la fecha (ver Ilustración 1) , en un principio la mejora se enfocó en la estandarización del tiempo y medición de eficiencia, seguidamente en el control estadístico de los procesos (Shewhart, 1986) y control de la calidad (Deming W. E., 1989), luego en la planificación de la calidad (Juran, 1990) y gestión integral de la calidad (Ishikawa, 1994), y finalmente en la mejora continua de la calidad.

Hoy por hoy, aún hay mucha confusión alrededor del ciclo de W. Edwards Deming. La bibliografía sigue siendo muy variable en relación al tema, se puede resumir en dos preguntas básicas ¿Quién fue el autor del ciclo plan-do-check-act (PDCA)? y ¿El ciclo de Deming es el mismo que el ciclo de Shewhart o evoluciono? Antes de responder estas preguntas y aclarar los conceptos es necesario conocer quienes fueron William Edwards Deming y Walter Andrew Shewhart.

¿Quiénes fueron Edwards Deming y Walter Shewhart?

Walter Andrew Shewhart (1891-1967) fue un físico, ingeniero y estadístico estadounidense, a veces conocido como el padre del control estadístico de la calidad. Creo las bases para el gráfico de control y el concepto de control estadístico de procesos, enfatizo su trabajo en la reducción de la variación de los procesos de manufactura por medio de experimentos diseñados cuidadosamente, e ideo un proceso metodológico para asegurar las actividades fundamentales de la mejora.

Stewart propuso la variación de los resultados como el efecto dos tipos de causas:

1. Causas Normales o Aleatorias: Causas de sistemas de azar constantes que existen en la naturaleza
2. Causas Especiales o Asignables: Causas asignables de variación, que pueden relacionarse a una condición específica, que puede encontrarse y eliminarse

En relación, William Edwards Deming (1900 –1993), también conocido como el Gurú de la Calidad Total, fue un estadístico estadounidense, profesor universitario, autor de textos, consultor y principal difusor del concepto de calidad total en Japón. Su mayor contribución a la gestión de la Calidad fue el control estadístico de la calidad.

 ¿Quién fue el autor del ciclo PDCA?

El ciclo conocido como ciclo PDCA (del inglés Plan-Do-Check-Act), PHVA (de la traducción oficial al español como Planificar-Hacer-Verificar-Actuar), ciclo Deming o ciclo de mejora continua, es una estrategia basada en la mejora continua de la calidad, en cuatro pasos, según el concepto ideado por Shewhart, amigo y mentor de Deming, por lo cual también es denominado Ciclo Deming-Shewhart.

Deming presentó el ciclo PDCA, planear, hacer, verificar, actuar en los años 50 en Japón, aunque señaló que el creador de este concepto fue W. A. Shewhart, quien lo hizo público en 1939, no óbstate el autor inicial de proceso metodológico, fue Shewhart, donde su ciclo (Ilustración 2), orienta la secuencia de pasos que ayudan a perseguir la mejora en cualquier etapa; también permite descubrir las causas especiales detectadas por una señal estadística, y alinea la mejora con el mediante el aprendizaje de los resultados de un cambio. (Deming W. E., 1989)

¿Cómo evolucionó el ciclo PDCA?

Más de 30 años después de que Deming revisó por primera vez el Ciclo Shewhart, se introdujo una nueva versión del ciclo haciendo hincapié en la necesidad de desarrollar nuevos conocimientos, a partir del aprendizaje, como estrategia de mejora continua. En comparación, la fase de verificación del ciclo PDCA, que se centraba en el éxito o el fracaso de un plan, seguido de las correcciones necesarias al plan en caso de falla

Deming supero esta perspectiva y diseño el ciclo PDSA (del inglés Plan-Do-Study-Act), como un proceso sistemático para obtener un aprendizaje y conocimiento para la mejora continua de un producto, proceso o servicio (Ron Moen & Cliff Norman, 2010), donde para mejorar se requiere de un aprendizaje, más que de un control.

Deming diseño el Ciclo PDSA en 1993, basándose en el Ciclo PDCA difundido en 1950, con un cambio en el tercer paso, hizo énfasis en el Estudio (S), no en el Control (C), descubrió que el enfoque en Check se centra más en la implementación de un cambio, con éxito o fracaso, mientras que su enfoque estaba orientado en predecir los resultados de un esfuerzo de mejora, estudiar los resultados reales y compararlos para posiblemente revisar la teoría.

Las siete enfermedades mortales de la Gerencia, según el ciclo PDCA

Si en tu organización, se presenta alguno de los siguientes síntomas, necesitas una intervención urgente que oriente la mejora continua:

1. Falta de constancia en los propósitos: Se hace evidente la ausencia de un liderazgo claro, la variación constante de los lineamientos produce confusión entre los colaboradores.
2. Énfasis en los beneficios a corto plazo: Se toman decisiones pensando solo a corto plazo, siempre orientados a minimizar costos y aumentar las utilidades.
3. Evaluación del comportamiento, calificación por méritos, o revisión anual: Se promueve los resultados a corto plazo, aniquilando la planificación a largo plazo, se desarrolla el miedo, derriba el trabajo en equipo, alimenta las rivalidades destruyendo la sinergia.
4. Movilidad de los directivos: se salta de un trabajo a otro: La constante rotación de la alta y media gerencia, produce una incertidumbre en los propósitos y objetivos.
5. Dirigir una compañía basándose sólo en las cifras (contando el dinero): Se toman decisiones solo en base a las cifras visibles, generalmente asociadas al estado financiero, sin tomar en cuenta cifras incognoscibles, como la satisfacción del Cliente, los márgenes de productividad, el incremento de la calidad, etc.
6. Costos médicos excesivos: Se presentan altos costos médicos en los colaboradores, asociados, a malas condiciones laborales (físicas o psicosociales)
7. Costo excesivo de garantías: Es común recibir quejas y/o reclamos y asumir costos adicionales, por la mala calidad resultante de una prestación deficiente de servicios y/o entrega de productos no conformes.

Esto nos lleva a plantearnos la siguiente cuestión ¿Cómo evitar que se produzcan estos síntomas? Ante esta duda, nosotros respondemos con otra ¿Imaginas contar con una herramienta que contribuya a la automatización de los procesos de mejora continua?

El ciclo conocido como ciclo PDCA, es una estrategia basada en la mejora continua de la calidad, en cuatro pasos, según el concepto ideado por Shewhart, amigo y mentor de Deming, por lo cual también es denominado Ciclo Deming-Shewhart.
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Software ISOTools para la mejora continua de las organizaciones según el PDCA

ISOTools es una herramienta que facilita la implementación, mantenimiento y automatización de cualquier Sistemas de Calidad, tanto de aquellos basados en la norma ISO9001, como aquellos que se basan en los diversos modelos de Excelencia. Las diferentes funciones que lo integran, facilitan la gestión, la comunicación y el control de los procesos de mejora continua que se llevan a cabo y favorecen el seguimiento y valoración de los resultados.

Aplicaciones como No Conformidades, Mejora Continua y Auditorías son claves para ejecutar el ciclo PDCA en las organizaciones, permitiendo que los responsables de calidad puedan localizar, corregir, actuar y hacer seguimiento de todas las no conformidades de la organización. Así se contribuirá a mejorar continuamente sin caer en errores comunes.

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Mejora continua

Aunque no sea un objetivo fácil de alcanzar, no se puede decir que no existen métodos para alcanzar la mejora continua. El uso de uno u otro, ya depende de cada profesional que quiera aplicarla. Pero desde luego, estandarizar una metodología, e incluirla en el día a día de un sistema será una garantía de éxito y como no, de mejora continua.

Estas metodologías actúan de manera diferente en cada organización, pero todos tienen algo en común, se basan en un enfoque científico y metodológico para resolver un problema. Por supuesto, resolver el problema requiere de una previa puesta en escena. Habrá que:

• Tener claro cual es el tamaño del problema.
• Conocer la solución del problema.
• Saber cuantos problemas queremos solucionar con la aplicación de una determinada metodología.

Algunas metodologías clave para alcanzar la mejora continua

Aunque son muchos, en este artículo analizaremos de forma generalizada cuatro de los métodos más importantes. En posteriores post iremos viendo cada uno de ellos de manera pormenorizada.

Ciclo PDCA

El PDCA o también conocido como ciclo de Deming se trata de un método clásico para la resolución de problemas. El PDCA suele ser empleado para solucionar problemas de tamaño medios. La fase “Act” implica que el PDCA sea también una herramienta de mejora continua.

PDCA es el acrónimo de: Plan, Do, Check and Action, en ingles, (pero en español sería Planear, Hacer, Revisar y Actuar)

DMAIC

El DMAIC es un tipo de PDCA de 5 pasos. Se emplea para resolver problemas complejos, con una gran cantidad de datos disponibles. Este método fue desarrollado por el ingeniero de Motorola Bill Smith en el año 1984 y forma parte del sistema de gestión Six Sigma.

Con este método se busca mejorar procesos, además se trata de un proceso que se puede repetir de forma constante para estar continuamente evolucionando y mejorándolo.

Estandarizar una metodología, e incluirla en el día a día de un sistema será una garantía de éxito y como no, de #mejoracontinua.
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Metodología 8D

Se trata de una metodología sistemática, cuyo objetivo es: identificar, corregir y eliminar problemas. 8D es la abreviatura de 8 pasos + Disciplina =8D. Este método permitirá desarrollar ventajas competitivas al solucionar rápida y efectivamente los problemas. Así se podrá mantener a los clientes por el adecuado servicio y la calidad en los productos que se proveen y disminuir la cantidad de problemas dentro de la organización.

Los pasos que forman esta metodología son los siguientes:

1. Construir el equipo
2. Describir el problema
3. Acción temporal
4. Identificar y eliminar la causa raíz
5. Verificar la solución
6. Implantar la acción definitiva
7. Prevenir su aparición
8. Celebrar el éxito

Informe A3

El informe A3 es un PDCA de 8 ochos pasos que como su propio nombre indica, debe solo ocupar una hoja A3. Este condicionante obliga a ser conciso y a sacar a la luz los puntos más importantes. Esta herramienta debe ser colaborativa y muy visual. Se utiliza muy  a menudo para afrontar problemas de tamaño medio, que se puede resolver en 1 o 2 semanas.

Una vez analizadas estas 4 metodologías, que pueden ser usadas para alcanzar la mejora continua, habrá que elegir la que mejor se adapta a nuestras necesidades y ponerla en práctica cuanto antes.

El Software ISOTools, una herramienta que facilita la Mejora Continua

El Software ISOTools se basa en el ciclo de Mejora Continua, de manera que permite que las organizaciones trabajen hacia la Excelencia.

ISOTools ayuda a las organizaciones a alcanzan su máximo rendimiento gracias a una gestión y compartición del conocimiento dentro de una cultura general de aprendizaje, innovación y mejora continua.

Independiente del método que se lleve a cabo, se trata de una herramienta clave para alcanzar la mejora continua en cualquier organización.

La entrada Mejora continua: ¿cuáles son las mejores metodologías para alcanzarla? aparece primero en ISO 9001:2015.

Mejora continua

Uno de los requisitos más importantes en cualquier sistema de gestión sea el principio de mejora continua. Pero, ¿sabe qué es la mejora continua? La norma ISO 9001 2015 cita lo que es el principio de mejora en los epígrafes 10.1 y 10.3, curiosamente en uno de los últimos, pero como se suele decir, no por ello menos importante.

Creemos que es uno de los principios más importantes dentro del proceso de calidad y los sistemas de gestión. Un requisito fundamental a la hora de implementar los procesos de calidad mediante la norma ISO 9001 y otras normas ISO.

La mejora continua se puede resumir en dos elementos básicos, que no dejan de reafirmar su importancia. La mejora continua debe ser según la norma ISO 9001, un compromiso inequívoco de la alta dirección. Ya que son ellos los que deben tomar conciencia de esta realidad, para poder transmitir de este modo este compromiso al resto de estratos de la empresa u organización.

Si la mejora continua no nace desde las estrategias a largo y corto plazo de la organización, es muy complicado que se pueda implementar un sistema de gestión de calidad de forma satisfactoria.

La mejora continua se basa en identificar desviaciones, incumplimiento de requisitos, o como se denominan de forma técnica “no conformidades”. Una vez que se definen estas desviaciones, existe la posibilidad de aplicar acciones correctivas para corregir las no conformidades.

Lo que repercute en la mejora de los procesos es cuando se incide o soluciona la causa que motivó ese incumplimiento y su gestión impide que vuelva a suceder.

Al hablar de mejora continua, se suele pensar en un ciclo o flujo constante de acciones que son de obligada aplicación. Es lo que se conoce como ciclo Deming o ciclo de mejora continua.

La aplicación de este ciclo debe llevarse a cabo de forma continua, con planificación que no deben exceder el año, y como decía al inicio de este artículo, partiendo desde la alta dirección. Como todo flujo tiene unas fases diferenciadas, que son las siguientes:

• Planificación: Consiste en la fijación de objetivos que se pretenden alcanzar con la implantación de un sistema de gestión basado en la mejora continua.
• Acción: Consiste en la ejecución de las acciones concretas que se han planificado en la fase anterior.
• Verificación o control: Una vez que las acciones se están desarrollando, tendremos que verificar de forma sostenida y constante que se están desarrollando de forma correcta, sin provocar desviaciones frente a los objetivos marcados.
• Actuación: Si los resultados no son los idóneos o si por el contrario estamos ejecutando la planificación de forma satisfactoria, tendremos que definir nuevas acciones para corregir dichas desviaciones, o bien para mejorar las acciones ya existentes.

Las áreas clave para lograr la mejora continua en ISO 9001

Es necesario que la empresa tenga que considerar la mejora continua como un propósito ineludible que debe estar presente en todos los procesos y procedimientos. La mejora continua en la norma ISO 9001 se produce como resultado del desempeño que lleva a cabo la empresa en su Sistema de Gestión Calidad.

La #mejoracontinua es uno de los requisitos más importantes en cualquier sistema de gestión
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El sistema de gestión de calidad

El sistema de gestión enmarca los diferentes procesos que la empresa debe implementar para conseguir cumplir con los requisitos de un estándar de calidad. El sistema de gestión de calidad y la satisfacción de las necesidades de los clientes son los elementos clave para conseguir la mejora continua.

La responsabilidad de la alta dirección

La norma ISO 9001 reconoce que la efectividad del sistema de gestión de calidad dependerá del compromiso y el liderazgo de la alta dirección. Puede que sea necesario que la alta dirección delegue responsabilidades, como:

• Crear o implantar el sistema de gestión de calidad.
• Definir todas las políticas y objetivos de calidad.
• Comunicarlas a los empleados.
• Programar revisiones, inspecciones y auditorías del sistema.
• Asignar los recursos financieros, humanos y tecnológicos adecuados.

Gestionar los recursos

La alta dirección deberá proveer de los recursos necesarios para la correcta implementación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad. Además de los recursos económicos y tecnológicos, la mejora continua en la norma ISO 9001 necesita:

• Infraestructura apropiada y robusta.
• Entornos de trabajo eficaces.
• Gestión de recursos humanos eficientes.

Producción

En el área de producción se encargarán de diseñar, desarrollar, producir y entregar bienes y servicios conformes con las necesidades y expectativas de los clientes. Con el fin de contribuir con la mejora continua, el proceso de producción tendrá que ver:

• Los requisitos y los objetivos de calidad de los productos.
• Los procesos, los documentos y los recursos físicos que necesitan los empleados.
• Los mecanismos de supervisión, inspección o auditoría.
• Las normas controlan la creación y almacenamiento de registros de producción.

Medir, analizar y mejorar

La norma ISO 9001 requiere que la empresa mida, analice, evalúe y mejore sus procesos para:

• Demostrar que cumple con todos los requisitos de la norma ISO 9001.
• Asegurarse que se aplican todas las cláusulas de la norma.
• Apoyar la mejora continua de la norma ISO 9001.

Software ISO 9001

Si desea llevar a cabo un enfoque al cliente adecuado, existen herramientas como el Software ISOTools Excellence, el cual, bajo la norma ISO 9001 le permite conseguir un excelente control de su Sistema de Gestión de Calidad,reduciendo el tiempo y coste que conlleva implantar y mantener la norma ISO 9001:2015 en su organización.

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Mejora continua

Uno de los principales objetivos que se persigue implementado un Sistema de Gestión de Calidad es la mejora continua. Es necesario que tengan presente 3 aspectos claves con los que conseguir que su organización lleve a cabo los planes de mejora continua establecidos.

Según la Organización Internacional de Normalización, la norma ISO 9001 es la norma más certificada del mundo.

Pero, ¿cuál ha sido uno de los principales retos de todas las empresas que se encuentran certificadas en ISO 9001?

Conseguir que en la empresa se genere una cultura de mejora continua donde todos los colaboradores participen de forma activa y genere el valor esperado con una buena práctica.

De la experiencia en la implantación de nuestro propio sistema de gestión y los comentarios más comunes de las empresas alrededor de la mejora continua, podemos extraer 3 aspectos a tener en cuenta para definir los planes de mejora continua efectivos:

Que sean simples

Queremos desde el principio, que se realicen muchas mejoras en la empresa. Esto hace que nos compliquemos buscando grandes ideas que cambien de forma sustancial nuestros procesos, lo que hace que se desgaste el proceso de mejora continua, y con esto se genere la desmotivación del equipo de trabajo que en un principio se encuentra comprometido con el Sistema de Gestión que se encuentre implementado en la empresa, ya sea de calidad, ambiental, seguridad de la información, seguridad y salud entre otros.

El líder del sistema con el apoyo de la alta dirección debe buscar la forma de comenzar procesos de mejora simples, casi obvios, que no requieren de mucho esfuerzo, pero que permiten tener resultados a corto plazo para conseguir la motivación del equipo de trabajo y la generación de cultura.

Que sean pocos

Normalmente pasa que por hacer más, hacemos menos, y esto se aplica a nuestro procesos de mejora continua, pues con las buenas intenciones y la estimulación de la creatividad e innovación organizacional se genera una gran cantidad de ideas que se convierten en planes de mejora que al principio se ven muy interesantes en el planteamiento, pero que después con el paso del tiempo se convierten en textos plasmadas en formatos que no pasaron a la ejecución, y se quedaron como compromisos sin cumplir.

La norma #ISO9001 es la norma más certificada del mundo
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Al tener tantos temas pendientes, hace que el personal se cargue mentalmente y genere una resistencia inconsciente a su ejecución, entrando en una espiral de procastinación constante. Ya que el empleado estaría convencido de que primero debe cumplir con sus obligaciones del día a día, y si le queda tiempo, que nunca suele pasar, procedería a ejecutar lo planificado.

Para ir generando una cultura de la mejora continua del sistema de gestión debemos empezar a definir pocos planes de mejora, lo ideal sería que fuese uno por persona o por grupo de personas, que les permitiesen ver el reto como alcanzable y le destinasen así el tiempo necesario para cumplirlo.

Que sean cerrados

Uno de los problemas con los que nos encontramos en nuestra organización, es que de un momento a otro nos vemos agobiados por la cantidad de planes de mejora continua que se encuentran en ejecución que parecen nunca terminar.

Es posible que con el paso del tiempo vayamos identificando planes de mejora clave para conseguir, y en su momento encontraremos todos los argumentos válidos para decidir documentarlos, asignar responsables, fechas límites y demás información que permite ponerlos en ejecución cuanto antes.

Es muy importante antes de pasar a la acción que nos detengamos a revisar los planes de mejora de nuestros sistemas de gestión que aún se encuentran en ejecución, si están al día o retrasados, si son muchos o pocos y cuánto falta para que sean cerrados, pues de esta forma podremos mantener el foco en cumplir con los planeado para ir ganando confianza y liberando atención para recibir nuevos planes.

En conclusión, debemos convencernos de que la mejora continua es muy importante en las empresas, y para conseguir que la mejora sea continua en nuestra empresa, necesitamos generar una cultura de gestión paso a paso, de manera que se vuelva una práctica natural en los colaboradores y que se permita una curva de aprendizaje y apropiación de las buenas prácticas que con el tiempo pueden irse perfeccionando.

Software ISO 9001

En este artículo hemos enumerado 6 de los beneficios más importantes que se obtienen a la hora de implementar la norma ISO 9001, aunque en realidad existen muchos más. El proceso de implementación no siempre es sencillo ni económico en muchas ocasiones. Por eso, le recomendamos el Software ISOTools Excellence, que le permitirá ahorrar tiempo y dinero a la hora de implementar la norma. También eliminará todo documento físico, por lo que evitará problemas comunes como la duplicidad de contenido.

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